Consejos para ferias: guía práctica para expositores
Consejos para ferias de quienes construyen los stands: qué hacer antes, durante y después de una feria. Úselos como lista de comprobación para su próxima cita.
Empiece por un objetivo claro
Todas las decisiones sobre un stand son más fáciles cuando el objetivo está claro. ¿Va a lanzar un producto, reunirse con clientes actuales, buscar distribuidores o captar nuevos contactos? Elija un objetivo principal y, como mucho, dos secundarios.
Después, conviértalo en una cifra que su equipo pueda seguir durante la feria: reuniones celebradas, contactos cualificados, demostraciones realizadas. Un stand pensado para veinte reuniones concertadas es muy distinto de uno pensado para demostraciones con visitantes de paso.
Planifique hacia atrás desde la inauguración
- Espacio confirmado. Lea el manual del expositor, anote cada plazo y prepare el briefing para su montador.
- Diseño. Acuerde el concepto, revise las vistas 3D y cierre la distribución.
- Aprobaciones. Entregue los planos del stand y la documentación estructural antes del plazo del organizador.
- Pedidos. Contrate electricidad, agua, internet, puntos de colgado y limpieza dentro del periodo de tarifa normal.
- Producción. Entregue los artes finales a tiempo. La gráfica suele ser lo último que se produce y lo primero que se retrasa.
- Logística. Confirme envíos, pases de acceso y alojamiento.
- Últimas semanas. Informe al equipo, confirme las reuniones y prepare el proceso de captación de contactos.
Lea pronto el manual del expositor
El manual del expositor es el documento más infravalorado de cualquier feria. Fija las normas sobre alturas, lados abiertos, stands de dos plantas, materiales, colgado e instalación eléctrica, y recoge los plazos que marcan todo su plan. Busque:
- el plazo de entrega de los planos del stand para su aprobación;
- los plazos para contratar electricidad, agua, internet y puntos de colgado, ya que los pedidos tardíos suelen costar más;
- el registro de acreditaciones, del catálogo y del servicio de captación de contactos;
- los horarios de montaje y desmontaje, incluidas las normas de acceso de vehículos.
Comparta el manual y el plano de su espacio con su montador desde la primera conversación.
Prepare un buen briefing para su montador
Un briefing completo ahorra semanas de idas y venidas. Incluya:
- la feria, el número de stand, las medidas del espacio y los lados abiertos;
- sus objetivos y mensajes clave;
- lo que deben hacer los visitantes en el stand;
- los productos que expondrá, con medidas, pesos y necesidades eléctricas;
- los espacios necesarios: salas de reunión, almacén, barra, zonas de demostración;
- su manual de identidad corporativa;
- un rango de presupuesto y quién aprueba cada cosa.
Dar un rango de presupuesto no es una trampa: permite al diseñador proponer el alcance adecuado en lugar de adivinarlo. Nuestro proceso de diseño parte precisamente de esta información, como todos los proyectos que realizamos como empresa de stands en España.
Presupueste todo, no solo el stand
El stand es solo una parte del coste de una feria. Un presupuesto realista también incluye:
- el alquiler del espacio y los posibles suplementos por lados abiertos;
- los servicios: electricidad, agua, internet, puntos de colgado, limpieza y seguridad;
- gráfica, mobiliario, equipos audiovisuales y catering;
- transporte, almacenaje y seguros;
- viajes, alojamiento y el tiempo de su equipo;
- la promoción antes de la feria y la captación de contactos durante ella.
Listar todas las partidas desde el principio evita un error clásico: un stand diseñado con todo el presupuesto y nada para lo demás. Nuestras preguntas frecuentes sobre stands explican qué determina el coste del propio stand.
Diseñe pensando en el pasillo
El visitante decide en segundos si entra o no. Diseñe el stand empezando por la vista desde el pasillo.
- Un mensaje, legible a distancia. El detalle, a la altura de los ojos y más cerca.
- Accesos abiertos. Evite los mostradores largos que cierran el frente.
- Ilumine el producto, la gráfica y las caras de su equipo.
- Sitúe las demostraciones donde quien pasa pueda mirar sin comprometerse a una conversación.
- Mantenga el almacén y las zonas de personal fuera de la vista, pero a mano.
El formato de su espacio cambia todo lo anterior. Nuestra guía de tipos de stand explica cómo.
Planifique la logística como un proyecto
- Acuerde las ventanas de entrega del producto y los materiales, y compruebe cuándo acepta entregas el recinto.
- Si envía mercancía desde fuera de la UE, consulte a su transitario sobre la admisión temporal, por ejemplo con un cuaderno ATA.
- Reserve hotel pronto. En torno a las grandes ferias, las habitaciones cercanas al recinto se agotan y los precios suben.
- Decida quién de su equipo recibe el stand en la entrega, y cuándo.
- Prepare un pequeño kit: cargadores, adaptadores, cinta adhesiva, paños de limpieza y folletos de reserva.
- Consulte las normas de montaje del recinto: nuestras páginas sobre montaje de stands en Barcelona, IFEMA MADRID y Feria Valencia las resumen.
Promocione su presencia antes de la feria
Los mejores visitantes son los que ya tenían previsto verle. En las semanas previas, invite por correo a clientes y posibles clientes y ofrézcales una cita concreta en lugar de un vago «pásese a vernos». Complete su ficha en el catálogo de expositores y en la aplicación de la feria, y utilice las herramientas de agenda de reuniones que ofrezca el organizador.
Deles un motivo para venir: un lanzamiento, una demostración, una charla o, simplemente, una hora concreta con la persona adecuada.
Prepare a su equipo
Un stand vale lo que valen las personas que lo atienden.
- Informe a todos de los objetivos, los mensajes clave y el proceso de captación de contactos antes de la apertura.
- Organice turnos para que el personal esté descansado. Un equipo cansado pierde oportunidades.
- Cubra los idiomas de la feria. En las ferias internacionales en España, eso significa al menos español e inglés.
- Acuerde normas sencillas: no comer en el stand, móviles guardados, reuniones en la zona de reuniones.
- Designe cada día a un responsable del stand: producto, orden e incidencias.
Capte contactos que pueda aprovechar
Decida cómo va a captar los contactos antes de la feria, no la primera mañana. Muchos organizadores ofrecen aplicaciones para escanear acreditaciones, y un formulario breve y estructurado también funciona.
Lo importante es la información: quién es el visitante, qué necesita, qué urgencia tiene y qué siguiente paso han acordado. Un puñado de contactos cualificados con próximos pasos claros vale más que un montón de tarjetas de visita.
Consejos para ferias: durante la cita
- Haga una breve reunión cada mañana y un repaso cada tarde.
- Siga su objetivo a diario y corrija. Si las reuniones no llegan, cambie el enfoque.
- Mantenga el stand ordenado: mostradores despejados, folletos repuestos, suelo limpio.
- Recorra la feria. Los stands de la competencia y las preguntas de los visitantes son un estudio de mercado gratuito.
Después de la feria
La feria no termina hasta que se completa el seguimiento.
- Envíe los seguimientos en pocos días, mientras las conversaciones están recientes.
- Registre cada contacto en su CRM con sus notas y el siguiente paso acordado.
- Mida los resultados frente a su objetivo, incluido el coste por reunión o por contacto cualificado.
- Haga balance con su montador: qué funcionó, qué no y qué conviene conservar.
- Si el stand se diseñó para reutilizarse, planifique ya su almacenaje y la próxima feria.
Dónde montamos
¿Expone en España? Montamos en estos recintos
Empresa de stands en Barcelona
Fira Barcelona y el CCIB.
Empresa de stands en Madrid
IFEMA MADRID.
Empresa de stands en Valencia
Feria Valencia.
Empresa de stands en Bilbao
BEC Bilbao Exhibition Centre.
Empresa de stands en Málaga
FYCMA Málaga.
Empresa de stands en Sevilla
FIBES Sevilla.
¿Prepara su próxima feria?
Comparta el plano de su espacio y sus objetivos. Los convertiremos en un stand que trabaje para su equipo.
